Comment réussir à communiquer efficacement à distance quand certains d’entre vous trouvent cela intimidant ou trop impactant ?
Vous le savez, la capacité à prendre la parole de manière efficace lors de réunions virtuelles est devenue une compétence essentielle. Il arrive même que l’on soit sollicité au dernier moment. Donc autant être préparé et détenir les réflexes de dernières minutes pour éviter un sentiment de malaise quand :
- on déteste se voir à l’image et entendre le son de sa voix
- on perd ses moyens à cause des problèmes d’affichage
- on coupe la parole à cause du décalage image/son
- on se sent intimidé devant l’œilleton caméra
Voici quelques conseils pour surmonter cet exercice !
1. Gestion de l'environnement et des outils
Moins vous êtes préparé, plus vous paniquerez. Profitez des appels en famille et entre amis pour vous entraîner. Observez si la connexion est bonne, si vous êtes agile quand vous partagez des contenus. Une visioconférence professionnelle peut avoir un impact significatif sur la qualité de votre communication comme pour une candidature, une négociation, une réunion d’information ou un acte de vente. Assurez-vous de choisir un endroit calme et bien éclairé, avec un arrière-plan propre et professionnel. Éliminez les distractions potentielles telles que les bruits de fond, les notifications d’applications et les interruptions imprévues. Une fois votre environnement au top, vous pourrez vous concentrer pleinement sur votre prise de parole et éviter des incidents.
2. Engagement visuel : comment maintenir le "face caméra"
Lorsque vous prenez la parole en visioconférence, maintenez un contact visuel avec la caméra pour créer un lien direct avec les autres participants. Évitez de regarder votre propre image ou les autres fenêtres ouvertes quand vous prenez la parole. Rester en contact-regard avec l’œilleton. Et si vous avez fait un travail préliminaire sur les enjeux relationnels du rendez-vous et sur les émotions que vous souhaitez transmettre, ce « face caméra » sera moins intimidant. L’important est de crever l’écran pour maintenir l’attention.
3. Clarté et concision : le principe de base en prise de la parole
Il me semble important de distinguer une présentation que vous déroulez (descendante) et les interactions avec vos interlocuteurs (les questions/réponses par exemple). Le réflexe à adopter, avant une présentation professionnelle, est de vérifier que les destinataires du message sont bien installés, que les micros fonctionnent. Offrez un petit mot d’accueil pour tous, et soyez explicite sur les règles communes à respecter (le cadre de travail). Par exemple, le fait de dire « merci de noter vos questions pour la fin de la présentation ! » peut aider à ne pas être interrompu en plein milieu d’une idée. Il est essentiel de détenir un plan précis, avec des arguments justifiés et des points clés à retenir. Votre anti-sèche doit être facile à lire et à bonne distance si vous l’utilisez.
Pour les conversations fragmentées, utilisez les techniques comme la reformulation ou le questionnement. Il vaut mieux donner la parole à votre interlocuteur plutôt que de répondre à côté. Vous éviterez les malentendus.
4. Prendre en charge la culture virtuelle et éviter les présupposés !
Pour la petite histoire, j’avais une fois, en classe en ligne, un étudiant mal coiffé, épuisé, avec une attention presque nulle ! Avec fermeté, je lui demande s’il a besoin de se préparer pour être dans des conditions favorables. La lumière était basse, les volets étaient fermés et il était assis, collé au mur de son lit. En plus, il fermait sa caméra malgré mon insistance. Il était huit heures du matin et le cours durait quatre heures.
Je n’avais pas pris la précaution de demander à cet étudiant s’il était dans son pays d’origine alors que je le pensais dans la région de l’école de commerce pour laquelle j’intervenais en Île-de-France ! Après la pause, je lui demande encore de s’impliquer et j’entends cette phrase : “désolé Madame, il est 3 h du matin et toute ma famille dort dans la pièce”.
Être consciente des différences de fuseau horaire m’aurait évité cet impair !
En conclusion, la prise de parole en visioconférence exige une combinaison de compétences techniques, communicationnelles et interpersonnelles pour réussir à communiquer efficacement à distance. Un peu de méthode et vous gagnerez même en plaisir ! Vos sourires seront spontanés et vous pourrez transmettre une énergie positive aux autres tout en gardant votre assurance.
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